Эффективные онлайн совещания

Деловые встречи являются неотъемлемой частью ежедневной работы любой организации. Согласно Harvard Business Review, ТОП менеджмент проводит почти 65-70% своего времени, встречаясь с функциональными руководителями, получая данные по текущим бизнес показателям, контролируя первоочередные проекты и управляя сложными решениями. Любой, кто работал в корпоративной среде знает, что некоторые встречи часто напрасно съедают время у сотрудников всех уровней. В онлайн формате проблемы и черные дыры совещаний становятся еще актуальнее, и их сложнее замаскировать.

Несмотря на достижения в области коммуникаций и технологий, проводить эффективные онлайн-встречи по-прежнему непросто: участники могут испытывать как проблемы с подключением и задержкой связи, так и со способностью вести структурированную дискуссию и не уходить далеко от темы встречи. Но новая реальность диктует нам новые правила взаимодействия. И по мере того, как команды и организации начинают переходить на работу в режиме онлайн, возрастает потребность в хорошо спланированных и эффективно организованных встречах и совещаниях. Неструктурированные или плохо организованные виртуальные встречи приводят к раздражительности всех участников, к потере времени, энергии и разочарованию руководителей.

Чем же отличается онлайн совещание от очного, что нужно учитывать при его организации и как проводить такие встречи не только с пользой для бизнеса, но и вовлекая команду в живые обсуждения. Может ли тот же набор правил, который актуален при личных встречах, применяться к онлайн-встречам, чтобы сделать их продуктивными, или вам нужно что-то другое? Давайте посмотрим на идеи, которые могут качественно изменить ваши онлайн встречи. Некоторые из них могут казаться довольно простыми, но, тем не менее, имеют большое влияние на эффективность этих встреч.

Как говорится, «отсутствие подготовки – это подготовка неудачи». Это правило работает всегда и везде. И онлайн совещание не исключение. Так что не жалейте времени, и, прежде чем собрать команду на совещание, сделайте несколько шагов:



1. Создайте повестку встречи.

Одной из ключевых частей подготовки является создание такой повестки встречи, которая поможет всем участникам быть в одном поле понимания обсуждаемых вопросов и сразу сфокусирует команду на приоритетах в обсуждении. Хорошая повестка нужна не только для того, чтобы вы сами успешно провели встречу, но и помогает участникам следовать логике рассматриваемых вопросов, придерживаться тайминга и цели (особенно, когда они встречаются удаленно).



Итак, о чем нужно подумать при составлении повестки?

• Цель. Без нее нет смысла думать обо всем остальном. Запишите, для чего вам нужна встреча. Проинформировать о чем-то, получить обратную связь или статус проектов, принять решение или собрать мнения? Что именно вы хотите получить от участников и с каким результатом закончить ее? Убедитесь, что цель вашей встречи требует активного участия команды. Если нужно просто проинформировать людей, то зачастую, лучше выбрать иной способ подачи информации (например, письмо, звонок, распоряжение, приказ), а собираться уже именно для обсуждения, сбора мнений, опыта, информации и выработки решений. Поэтому, в первую очередь, запишите цель и ожидаемый результат встречи в повестку, чтобы убедиться, что встреча нужна. Помните, что «Узнать… Послушать…. Обсудить….» не может быть целью совещания. Формулировка должна быть максимально точной и содержать ожидаемый результат. Например: «Согласовать один из 3х вариантов внедрения новой системы…», «Выработать план снижения издержек на ближайшие 3 месяца», «Создать памятку по работе с новыми клиентами» и тд.

• Участники. Итак, когда вы знаете цель, то можете точно сказать, кто может быть максимально полезен и важен для ее достижения. Исходя из этого, вы формируете лист участников совещания. Необходимо понимать, кого и зачем вы приглашаете, и убедиться, что участники тоже это понимают. Проверьте, что все, кого вы планируете пригласить, действительно влияют на достижение поставленной цели. Не зовите коллег «на всякий случай» и «пусть послушает», роль каждого должна быть предельно понятна и вам и участникам.

• Последовательность тем для обсуждения и время на каждый вопрос. Продумайте и запишите четкие вопросы/темы обсуждения на совещании. Убедитесь, что их решение действительно позволяет вам достичь цели. При необходимости, распределите, кто будет вести обсуждение (можно даже распределить темы между участниками). Определите, сколько у вас есть времени для каждой темы, и договоритесь, кто будет фиксировать решения и результаты онлайн. Обязательно заранее согласуйте эти роли с вовлеченными участниками. Ограничение времени ваших собраний может значительно повысить вашу производительность и помочь вам извлечь гораздо больше пользы за имеющееся время. Например, вы можете установить продолжительность встречи 30 минут и выделить 10 минут каждому из пунктов повестки. Таким образом, участники будут оставаться сосредоточенными, и встреча не будет бесконечно растягиваться.
• Оставьте в повестке время для дополнений, коротких отступлений или срочных вопросов, но следите, чтобы отступление не занимало более 1-2х минут. Иначе вы рискуете сильно отклониться от повестки и цели встречи.
• Отправьте повестку всем участникам как минимум за 24 часа до встречи и убедились, что они ее получили. Можно установить автоматические напоминания о встречах с помощью Google или Outlook или другого корпоративного календаря.

Сложность удаленных встреч состоит в том, что невербальная коммуникация почти сведена к нулю. А это важная часть взаимодействия людей даже на деловых мероприятиях. Поэтому, чем больше четких, понятных всем ориентиров будет на встрече, тем конструктивнее пройдет ваш разговор. И хорошо составленная повестка – один из них.

1. Тестируйте! Во-первых, выберите подходящую именно вам платформу для встреч (это может быть WebEx, Zoom, GoToMeeting, Microsoft Teams, ClickMeeting, Miro, Adobe Connect и Skype для бизнеса). Проверьте технические возможности платформы, узнайте ее особенности и функции. Поймите, где вы будете видеть участников, а они вас, а где будет единое поле/окно с повесткой и онлайн фиксацией решений. Протестируйте всё, что собираетесь использовать с командой несколько раз (опрос, доску для генерации идей, чат, переключение экранов и прочее).

3. Подготовьте свое личное пространство

Скорей всего, многие из вас видели видео с Робертом Келли, доцентом Пусанского национального университета, чьи дети вбежали к нему в комнату во время его интервью с BBC прямо в прямом эфире. Любой, кто уже хоть раз провел онлайн включения, понимает это чувство. Будь то кошка, идущая перед вашей камерой, или мусоровоз, едущий по вашей улице, или ребенок, влетающий на самокате, такие эксцессы случаются. Вы не можете предсказать всё, но подготовить максимально ваше рабочее место очень важно.

Перед встречей найдите место в тихой комнате, где вы можете ни на что не отвлекаться. Используйте наушники или гарнитуру для минимизации фонового шума и хорошей передачи звука. Убедитесь, что за вами подходящий для работы фон, на вас падает достаточно света и ничто не будет отвлекать участников. И еще раз, если вы работаете с новым для вас программным обеспечением для проведения совещаний и видео конференций, обязательно протестируйте с кем-то все необходимые функции до начала онлайн-собрания.

Итак, вы и ваша команда готовы. Пришло время встречи. Вот несколько советов, чтобы ваше удаленное совещание прошло гладко.

1. Помните, что все мы люди! А сейчас, мы еще и люди, которые находятся в очень непростых жизненных обстоятельствах. Уровень стресса велик, степень неопределенности зашкаливает, дома у многих ежедневный маленький Армагеддон. Так что обязательно уделите 3-4 минуты для приятного приветствия, легкого разговора о том, как идут дела, как удается справляться в новых условиях, или узнайте, кто какое хорошее кино посмотрел на неделе. Если вы используете видео и онлайн доски, можно попросить участников нарисовать и показать всем в камеру символ дня, написать на общей онлайн доске слово дня/недели или попросить всех сказать по одному хорошему пожеланию всем на грядущий день.
2. Сразу договоритесь о правилах и онлайн этикете. Например, вы можете отключить всем микрофоны на время озвучивания какой-то важной информации или попросить всех отключать микрофон самостоятельно, как только человек заканчивает говорить (это значительно снижает уровень шума и помех). Также обязательно озвучьте последовательность выступлений или высказывания идей. Например, в самом начале совещания вы просите каждого, кто уже вошел в виртуальную комнату, видит и слышит вас, поставить какой-то знак в чате (плюс, букву своего имени, галочку). Таким образом, у вас появится четкая последовательность имен. Тогда в момент, когда вам нужно собрать мнения или идеи, попросите высказываться по очереди, именно в той последовательности, в которой люди отметились в чате (тем более, его постоянно можно иметь перед глазами). Если же вы работаете на виртуальной доске, то последовательность высказываний можно записать на одном из «стикеров» наверху доски.
3. Будьте внимательны и последовательны. Сьюзан Коларик, помощник вице-президента по учебным технологиям Университета Святого Лео (Saint Leo University), Флорида, рекомендует поддерживать темп вашей онлайн-встречи немного медленнее, чем при личных встречах. И связано это с тем, что существует двух-трехсекундная задержка в работе большинства онлайн систем. Конечно, не нужно монотонно растягивать все предложения, просто убедитесь, что вы делаете достаточные паузы после постановки вопроса, чтобы люди успели услышать вопрос и подумать над ответом. Будьте последовательны, придерживайтесь повестки встречи и следите за временем обсуждения. Если же вы являетесь участником совещания, то, прежде чем обращаться к группе, обратите на себя внимание, подайте сигнал рукой или произнесите «вопрос» или «комментарий», а затем подождите пару секунд, прежде чем продолжить. Также, многие онлайн платформы дают возможность подать такой сигнал невербально. Кнопкой «поднять руку» или с помощью лайков/эмоджи.
4. Еще лучше, если вы заручитесь поддержкой команды и распределите роли между участниками: тайм-кипер (тот, кто будет следить как за общим временем встречи, так и за таймингом каждой темы), ответственный за запись идей, решений и итогов. Помните, что роли лучше согласовать заранее
5. Вовлеченность команды. Продумайте, как вы будете поддерживать энергию и включенность участников команды в течение совещания, особенно если оно длится больше 30-40 минут. «Говорящая голова», в которую зачастую превращаются руководители на онлайн встрече, не лучший способ активизировать рабочий настрой команды и получить максимальную включенность и активные действия. Чередуйте способы взаимодействия, задавайте вопросы, просите ответить в чат или опрашивайте по очереди с аудио, объединяйте в рабочие мини-группы в отдельные онлайн комнаты (такая опция есть, например, в ZOOM), собирайте идеи на общую онлайн доску, проводите интерактивные упражнения (например, с помощью Raptivity) шутите, в конце концов! Поддерживать высокий уровень энергии на онлайн встречах еще более важно, чем на очных. Даже простая просьба представиться каждого в начале и сказать 2 слова о своем настроении – уже значительно повысит «присутствие» участников в пространстве встречи. Между прочим, включенное видео у всех участников встречи более чем на 60% увеличивает эффект присутствия в едином пространстве и помогает участникам лучше понимать друг друга.
6. Запись решений. Многие корпоративные встречи заканчиваются смутными обещаниями и заверениями участников. И чтобы избежать этого как на очных встречах, так и в удаленном формате, используйте протокол. Нет, не формальный документ, который никто не хочет читать с подробным перечислением каждого пункта, который обсуждался на собрании Такой протокол давно ушел в прошлое. Делайте краткий рабочий, живой документ, куда в режиме реального времени, у всех на глазах проводится запись итоговых решений по каждому вопросу. Таким образом, после завершения обсуждения каждого пункта/вопроса повестки четко резюмируйте, о чем договорились, проверьте, записан ли результат обсуждения вопроса в повестке или на общей доске (Trello, Google docs, Miro, Mural). Убедитесь, что все понимают, Кто, Что и Когда делает по этому вопросу. Когда собрание подходит к концу, попросите всех вспомнить пункты действий, за которые они несут ответственность. Это способ убедиться, что все понимают, кто что делает, и каковы дальнейшие шаги.
7. Обязательно поблагодарите участников за встречу! Скажите слова поддержки и ободрения, важно, чтобы онлайн совещания не стали похожи на роботизированные отчеты, а поддерживали теплый человеческий контакт и обмен энергией.

Вы сделали это! Встреча закончена! …или нет? Вот несколько вещей, которые вы можете сделать в конце онлайн-встречи (и после нее), чтобы убедиться, что результаты совещания уже идут в работу и команда с вами на одной волне.

• Вышлите всем участникам итоговый документ с решениями и планом действий. Получите подтверждение того, что все понимают и согласны с планом.
• Сообщите, каким образом можно решить срочные вопросы, возникающие по ходу реализации плана (звонки, мессенджеры или новые онлайн встречи).
• Договоритесь о том, в каком формате и когда будет проведено обсуждение достигнутых результатов.
• Обсуждайте ваши совещания с командой. Последний, но не менее важный пункт о том, как полезно обсуждать и делать обзор прошедших совещаний с командой. Спросите участников, насколько комфортен формат и процесс обсуждения. Что им нравится больше или меньше в текущих совещаниях/платформах или способах обсуждений. Насколько они чувствуют свой вклад в решение вопросов, и что помогает им максимально включаться в дискуссию? Было ли что-то, что можно было пропустить или, наоборот, включить, чтобы сделать встречу лучше? Подобная обратная связь поможет серьезно улучшить качество ваших дальнейших встреч.

Проведение онлайн-встреч может быть очень утомительным и хаотичным мероприятием. Однако, если подготовиться заранее и убедиться, что встреча хорошо продумана и структурирована, что у каждого совещания есть ведущий, который держит дискуссию под контролем и помогает участникам максимально включаться в обсуждение, то онлайн-встречи могут не только стать крайне эффективными для достижения согласия и быстрого решения задач, но и помогут сэкономить на командировочных, транспортных и других расходах, когда появится возможность снова встречаться очно.