Бывают ситуации, когда, обсуждая сценарий будущей сессии с Заказчиком, вы слышите настойчивое предложение сократить выделенное время обсуждения каждого пункта повестки встречи. Скорее всего, это не потому, что заказчик сомневается в вашем профессионализме. Возможно, он просто не может (или думает, что не может) "вынуть" сотрудников на такое количество времени из рабочего процесса. Или, опираясь на прошлый опыт, считает, что группа будет продвигаться быстрее, чем вы думаете. Безусловно, у фасилитатора это вызывает определенные вопросы и заботы, особенно в отношении качества проведения сессии и достижения её целей. Что же можно предпринять в такой ситуации?
1. Понять причины и мотивацию Заказчика
Начните с обсуждения причин, по которым Заказчик хочет сократить сценарий. Понимание мотивации Заказчика позволит вам лучше адаптировать план действий.
2. Подготовить аргументы
Подготовьтесь к обсуждению аргументированной позиции. Подчеркните важность каждой части сценария для достижения целей сессии. Это позволит вам объяснить, почему определенные моменты могут быть критически важны для успеха сессии.
3. Обсудить последствия
Обсудите возможные последствия сокращения сценария, чтобы заказчик осознал, какие компромиссы придется сделать и как это может отразиться на результатах сессии.
4. Предложить компромисс
Предложите варианты компромисса, основываясь на запросах Заказчика и вашем понимании того, какие элементы сценария являются наиболее важными.
Например, если Заказчик считает, что группа справится быстрее, чем вы думаете, то можно предложить такой вариант:
⠀«Если вы считаете, что группе потребуется меньше времени, чем запланировано, давайте исправим повестку и будем стараться уложиться в предложенный вами тайминг. Но если окажется, что группа не успевает качественно и глубоко проработать перечисленные вопросы, и ей требуется больше времени на обсуждение, то я не буду торопить их и ужимать повестку, а помогу конструктивно завершить работу, чтобы совместно разработать шаги, как двигаться дальше. Иначе люди останутся в незавершенном процессе и будут чувствовать разочарование. Как вы на это смотрите?"
Или если время ограничено объективными причинами и Заказчик обеспокоен, что запланировано слишком много тем и вопросов:
«Часть моей работы как фасилитатора заключается в том, чтобы помочь конструктивно и результативно провести встречу. Действительно, очень важно реалистично оценивать, сколько времени может занять обсуждение всех перечисленных вопросов. Давайте еще раз обсудим цели и задачи встречи, чтобы пересмотреть план и сфокусироваться на ключевых вопросах, которые вы считаете критически важными для достижения целей сессии. Как Вам такое предложение? Что было бы для вас успехом встречи?"
5. Предложить альтернативы
Если сокращение сценария представляется неизбежным, продумайте альтернативные варианты, которые позволят достичь поставленных целей в рамках нового временного ограничения. Может быть, это будет изменение формата, использование дополнительных инструментов для облегчения обсуждения или устранение несрочных пунктов в повестке.
7. Обязательства по результатам
Важно, чтобы заказчик понимал, как любые изменения в сценарии могут повлиять на результаты встречи. Обсудите, как вы сможете гарантировать, что цели сессии будут достигнуты, даже при укороченном сценарии.
Надеемся, эти шаги помогут вам разрешить ситуацию с Заказчиком и найти компромиссное решение, которое будет удовлетворительным для всех сторон!
1. Понять причины и мотивацию Заказчика
Начните с обсуждения причин, по которым Заказчик хочет сократить сценарий. Понимание мотивации Заказчика позволит вам лучше адаптировать план действий.
2. Подготовить аргументы
Подготовьтесь к обсуждению аргументированной позиции. Подчеркните важность каждой части сценария для достижения целей сессии. Это позволит вам объяснить, почему определенные моменты могут быть критически важны для успеха сессии.
3. Обсудить последствия
Обсудите возможные последствия сокращения сценария, чтобы заказчик осознал, какие компромиссы придется сделать и как это может отразиться на результатах сессии.
4. Предложить компромисс
Предложите варианты компромисса, основываясь на запросах Заказчика и вашем понимании того, какие элементы сценария являются наиболее важными.
Например, если Заказчик считает, что группа справится быстрее, чем вы думаете, то можно предложить такой вариант:
⠀«Если вы считаете, что группе потребуется меньше времени, чем запланировано, давайте исправим повестку и будем стараться уложиться в предложенный вами тайминг. Но если окажется, что группа не успевает качественно и глубоко проработать перечисленные вопросы, и ей требуется больше времени на обсуждение, то я не буду торопить их и ужимать повестку, а помогу конструктивно завершить работу, чтобы совместно разработать шаги, как двигаться дальше. Иначе люди останутся в незавершенном процессе и будут чувствовать разочарование. Как вы на это смотрите?"
Или если время ограничено объективными причинами и Заказчик обеспокоен, что запланировано слишком много тем и вопросов:
«Часть моей работы как фасилитатора заключается в том, чтобы помочь конструктивно и результативно провести встречу. Действительно, очень важно реалистично оценивать, сколько времени может занять обсуждение всех перечисленных вопросов. Давайте еще раз обсудим цели и задачи встречи, чтобы пересмотреть план и сфокусироваться на ключевых вопросах, которые вы считаете критически важными для достижения целей сессии. Как Вам такое предложение? Что было бы для вас успехом встречи?"
5. Предложить альтернативы
Если сокращение сценария представляется неизбежным, продумайте альтернативные варианты, которые позволят достичь поставленных целей в рамках нового временного ограничения. Может быть, это будет изменение формата, использование дополнительных инструментов для облегчения обсуждения или устранение несрочных пунктов в повестке.
7. Обязательства по результатам
Важно, чтобы заказчик понимал, как любые изменения в сценарии могут повлиять на результаты встречи. Обсудите, как вы сможете гарантировать, что цели сессии будут достигнуты, даже при укороченном сценарии.
Надеемся, эти шаги помогут вам разрешить ситуацию с Заказчиком и найти компромиссное решение, которое будет удовлетворительным для всех сторон!