Тогда, когда вы совершенно не ожидали и не готовились к проведению встречи, но ваш руководитель вдруг говорит: «О! А почему бы тебе, Сергей, не провести это совещание?» (можно подумать, у вас есть выбор?!)
Конечно, в такой ситуации вы чаще всего знаете цель встречи, и даже результаты, которых нужно достичь. И, возможно, вы примерно представляете себе логику обсуждения. Но что вы скажете во вступлении? Как вы собираетесь начать эту встречу?
А ведь грамотное начало совещания или сессии обсуждения критически важно для её успеха. Начало разговора задаст тон, сформирует ожидания и настрой на всё обсуждение. Чтобы не провалить этот важный этап совещания, мы рекомендуем помнить о 3х важных моментах вступления: информируйте, воодушевите, вовлеките! (ИВВ)
Если вам неожиданно пришлось начинать совещание, и вы не знаете, что сказать – используйте ИВВ. Сначала проинформируйте, затем вдохновите и вовлеките в обсуждение. Например, если вы ведете встречу посвященную улучшению процессов поиска и найма персонала, технику ИВВ можно использовать следующим образом.
Конечно, в такой ситуации вы чаще всего знаете цель встречи, и даже результаты, которых нужно достичь. И, возможно, вы примерно представляете себе логику обсуждения. Но что вы скажете во вступлении? Как вы собираетесь начать эту встречу?
А ведь грамотное начало совещания или сессии обсуждения критически важно для её успеха. Начало разговора задаст тон, сформирует ожидания и настрой на всё обсуждение. Чтобы не провалить этот важный этап совещания, мы рекомендуем помнить о 3х важных моментах вступления: информируйте, воодушевите, вовлеките! (ИВВ)
- Информируйте участников о цели встречи, объясните задачи, логику обсуждения и вопросы, которые необходимо решить.
- Воодушевите людей обсуждать поставленные вопросы, четко сформировав у них понимание того, каким должен быть результат обсуждения, и какие выгоды будут получены каждым из них, если результат будет достигнут. Объясните участникам, какую важную роль они играют в процессе принятия этих решений, почему именно они приглашены на встречу и какими полномочиями они сегодня наделены.
- Вовлеките всех участников встречи в дискуссию как можно раньше, определив, какие их личные цели и задачи будут напрямую или косвенно решаться при обсуждении данной темы, и какой вклад они сделают в достижение общей цели встречи.
Если вам неожиданно пришлось начинать совещание, и вы не знаете, что сказать – используйте ИВВ. Сначала проинформируйте, затем вдохновите и вовлеките в обсуждение. Например, если вы ведете встречу посвященную улучшению процессов поиска и найма персонала, технику ИВВ можно использовать следующим образом.
Пример использования ИВВ
В первую очередь, мне бы хотелось поблагодарить всех вас за согласие быть на этой встрече и внести свой вклад в решение некоторых вопросов. Я хотел бы начать с того, почему мы здесь. Как вы все знаете, у нас были серьезные трудности поиском и наймом новых сотрудников. У нас были проблемы, как со сроками поиска новых кандидатов, так и с тем, что на работу были приняты не подходящие люди, и нам пришлось затратить много времени на их ввод и адаптацию, а вскоре, на увольнение и поиск новых сотрудников. Очевидно, что кроме этого были и другие проблемы. И сегодня мы собрались вместе, чтобы продумать и создать новый процесс найма персонала, который позволит в будущем избегать подобных ошибок. Когда мы закончим эту встречу, у нас будет описание нового процесса и план его внедрения.
Почему это важно? Если мы добьемся успеха в решении этого вопроса, и сделаем это хорошо, мы получим четкий процесс поиска и найма персонала, с понятными временными рамками, при котором к нам будут приходить нужные, максимально подходящие нам люди на соответствующие позиции, что сделает атмосферу в компании более здоровой и рабочей. Не только каждый из нас лично выиграет при решении этого вопроса (так как сможет получать самых подходящих людей в свои команды), но и наши коллеги и руководство будут нам очень благодарны за существенные изменения в компании.
Я хочу убедиться, что вы знаете, что вы были специально выбраны для участия в решении этого вопроса. Каждый из вас был выдвинут руководителем как эксперт от подразделения. Они считают, что у вас есть все необходимые знания, понимание и видение для создания наилучшего процесса поиска и найма персонала. И они с нетерпением ждут ваших рекомендаций.
Прежде чем мы посмотрим на повестку дня, я хотел бы, чтобы каждый из вас подумал о том, что, по вашему мнению, нам необходимо будет сегодня обсудить. Михаил, почему бы нам не начать с вас и далее по часовой стрелке? Подумайте и скажите, какие именно темы и вопросы процесса поиска и найма персонала нам необходимо поднять? Что вы видели успешного в решениях других компаний? Что обязательно нужно учитывать? Если мы хотим улучшить процесс найма, что, по вашему мнению, важнее всего обсудить? Михаил, давайте начнем…
Метод вступления ИВВ - это хороший инструмент, чтобы убедиться, что участники понимают, почему и зачем они здесь, чего необходимо достичь, и какие выгоды это принесет. Он помогает сфокусировать на теме и утвердить цели. Его легко можно использовать тогда, когда у вас совсем не было времени подготовиться к проведению совещания.
Почему это важно? Если мы добьемся успеха в решении этого вопроса, и сделаем это хорошо, мы получим четкий процесс поиска и найма персонала, с понятными временными рамками, при котором к нам будут приходить нужные, максимально подходящие нам люди на соответствующие позиции, что сделает атмосферу в компании более здоровой и рабочей. Не только каждый из нас лично выиграет при решении этого вопроса (так как сможет получать самых подходящих людей в свои команды), но и наши коллеги и руководство будут нам очень благодарны за существенные изменения в компании.
Я хочу убедиться, что вы знаете, что вы были специально выбраны для участия в решении этого вопроса. Каждый из вас был выдвинут руководителем как эксперт от подразделения. Они считают, что у вас есть все необходимые знания, понимание и видение для создания наилучшего процесса поиска и найма персонала. И они с нетерпением ждут ваших рекомендаций.
Прежде чем мы посмотрим на повестку дня, я хотел бы, чтобы каждый из вас подумал о том, что, по вашему мнению, нам необходимо будет сегодня обсудить. Михаил, почему бы нам не начать с вас и далее по часовой стрелке? Подумайте и скажите, какие именно темы и вопросы процесса поиска и найма персонала нам необходимо поднять? Что вы видели успешного в решениях других компаний? Что обязательно нужно учитывать? Если мы хотим улучшить процесс найма, что, по вашему мнению, важнее всего обсудить? Михаил, давайте начнем…
Метод вступления ИВВ - это хороший инструмент, чтобы убедиться, что участники понимают, почему и зачем они здесь, чего необходимо достичь, и какие выгоды это принесет. Он помогает сфокусировать на теме и утвердить цели. Его легко можно использовать тогда, когда у вас совсем не было времени подготовиться к проведению совещания.